ERP all in one: i 4 Pilastri

I 4 Pilastri dell’ERP

L’ ERP o Enterprise Resource Planning o Pianificazione delle Risorse d’impresa si basa, fondamentalmente, su 4 Pilastri:

• Amministrazione e controllo
• Commerciale
• Produzione e area tecnica
• Magazzino e Logistica

L’Erp applicato a un’impresa -sia essa piccola, media, grande, corporate- è il fulcro, il cuore, le fondamenta di una struttura che opera nel mercato economico. Qualsiasi tipologia di azienda dotata di un Erp efficiente e scalabile aumenta le proprie capacità di analisi, di organizzazione e vision aziendale.

Attorno all’Erp ruota l’organizzazione , i dati in esso contenuti sono il know-how aziendale e sono raccolti in maniera centralizzata: la miniera d’oro per un’ azienda.

Installare l’Erp

L’adozione di un Erp aziendale richiede l’esecuzione di alcuni processi e una progettazione dell’installazione e della messa in funzione che riguarda tutti i reparti aziendali.

Oggi l’Erp è definito cross-functional; le tecnologie hanno permesso notevoli passi in avanti e la sua adozione nelle organizzazioni societarie è diventata più semplice e con tempistiche più ridotte.

Gli step per una buona installazione sono:

1. Verifica dello stato di fatto
2. Progettazione dei processi
3. Formazione ed esecuzione dei prototipi gestionali
4. Validazione
5. Execution

Stato di fatto

Analisi della situazione attuale. Tutto va messo in discussione, il modus operandi di prima può non andare bene adesso. In questa fase valutare l’utilità e le modalità operative per gestire il trasferimento dei dati cruciali aziendali.

Progettazione dei processi

Capire come si svolgono le attività aziendali, ridisegnare i processi gestionali se necessario e adattare il tutto allo strumento Erp selezionato. Customizzare o modificare con add-on semplici le funzioni dell’ Erp ove necessario. Garantire la portabilità del gestionale e gli aggiornamenti.

Formazione ed esecuzione dei prototipi gestionali

Simulare insieme ai key user il prototipo gestionale e condividerlo con gli altri operatori coinvolti. Eseguire i riesami del prototipo. Continuare finché il prototipo è validato. Questo processo deve essere snello, veloce e condiviso. La formazione deve consentire il raggiungimento delle abilità di utilizzo del sistema e contestualmente essere momento di confronto e stimolo alla crescita professionale delle persone.

Validazione

Si validano i processi gestionali e si definisce un piano di avviamento. E’ un aspetto importante e cruciale di tutto il processo Erp. La direzione aziendale, i responsabili di progetto e tutti i collaboratori pianificano questa attività che deve essere condivisa e non creare squilibri aziendali importanti.

Execution

Go live: messa in produzione del sistema. Tutti gli attori devono essere a conoscenza dei processi definiti: è fondamentale la giusta formazione.

I pilastri

Come i pilastri di un ponte, anche le aree di copertura di un Erp sono collegate tra di loro e devono dialogare. Allo stesso modo le aree aziendali assumono un’organizzazione sempre più orizzontale e meno verticale. Le informazioni devono circolare rapidamente e così l’Erp mostra i suoi punti forza. L’offerta dialoga con l’ordine, l’ordine viene pianificato e gestito in produzione e nel magazzino, poi viene spedito, successivamente interviene il post vendita che può promuovere eventi di up-selling e controllo.

• Amministrazione e controllo: è un’area strategica, perché non si occupa di sola amministrazione ma di tutte quelle operazioni ad alto valore aggiunto che consentono di avere il controllo finanziario e gestionale dell’azienda.
• Commerciale: è l’area propulsore dell’azienda, crea mercato e nuove opportunità. L’Erp deve essere al servizio dell’area commerciale e garantire la tracciabilità delle transazioni. Consente di gestire le opportunità, di controllare le schede commerciali del cliente e assume il ruolo di un customer service.
• Produzione: nel manifatturiero è uno degli elementi dell’orchestra e se non è ben armonizzato ne risentono tutti. Una buona organizzazione di produzione è fondamentale. La pianificazione dei fabbisogni, le capacità produttive, la produzione snella sono tasselli imprescindibili nell’Erp.
• Magazzino e logistica: la gestione del magazzino è un altro pilastro, a volte snobbato ma è essenziale perché incide nelle logiche di bilancio aziendale. La gestione dei materiali, la gestione delle scorte, l’analisi a punti di riordino, e l’analisi abc sono alcuni dei temi che coinvolgono la logistica. Ogni realtà deve porre l’attenzione su ciò che serve veramente e individuare quali sono le criticità più importanti.

Questi pilastri aziendali devono dialogare come un’orchestra costituita da tanti strumenti che suonano all’unisono . Gli Erp moderni facilitano questo compito.

I dipartimentali

“Dipartimentale” nell’uso frequente è un termine adottato per definire quegli strumenti che arricchiscono l’offerta. E’ come immaginare una struttura finita, ma che per brillare ha bisogno di alcuni ritocchi. Alcuni esempi di dipartimentali sono: crm, mes, business intelligence, magazzini automatici, forza vendita, supply chain, worf-flow,ecc..

L’adozione di questi add-on permette a qualsiasi organizzazione di fare un salto di qualità nel proprio processo. Alcune funzioni dipartimentali le ritroviamo integrate all’interno dell’ Erp.

Conclusioni

Credo che l’Erp avrà lunga vita, si trasformerà nel tempo, la tecnologia sarà un fattore abilitante e preponderante. Diventerà sempre più sofisticato e attento alle esigenze della user experience.

I contenuti acquisiranno sempre più valore e faranno la differenza, perché il dato è un bene prezioso che va gestito, curato e conservato in un caveau: l’Erp.

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Gianpiero Fontana